Grundlæggende normer og regler for forretningsetikette for en kontormedarbejder og embedsmand

2024 Forfatter: Henry Conors | [email protected]. Sidst ændret: 2024-02-12 05:17

Når du begynder at arbejde, vil du hurtigt indse, at evnen til at følge de grundlæggende regler for forretningsetikette bidrager til professionel succes på ethvert område og værdsættes lige så højt som forretningskvaliteter. Det vil hjælpe dig med nemt at passe ind i ethvert team og hurtigt opnå troværdighed hos kolleger og ledelse, især hvis du hurtigt formår at fange forskellen mellem forretnings- og sekulær etikette og lære at vælge den rigtige adfærd.

Grundlæggende forretningsetikette

Gode manerer på et kontor eller regeringskontor er noget anderledes end det, der anses for anstændigt (sædvanligt) udenfor.

• Hvis lederen er en mand, bør kvinder ikke forvente, at han rejser sig, når de træder ind på kontoret. Selvom der er velopdragne mænd blandt cheferne, som får denne vane bragt til refleksniveau, og som altid rejser sig, når en dame kommer ind i lokalet, er dette en undtagelse. Og lad det være pænt, men alligevel er en sekulær tone på arbejdet upassende. På kontoret,i en statslig institution går den mandlige chef først ind af døren, og når du er på forretningsrejse, sætter han sig først ind i bilen.
• Ordene "tak" og "venligst" i et arbejdsmiljø er endnu mere ønskværdige end i "soci alt liv". Tak til dine kolleger for enhver, selv den mest ubetydelige service, og glem ikke det "magiske ord", når du fremsætter en anmodning eller blot sender en ordre fra dine overordnede til en af medarbejderne.
• Smil altid, når du hilser på kolleger, og returner dem med et smil.
• Tal med folk i en rolig, venlig tone og vis dem tegn på opmærksomhed, uanset deres køn.
• Hvis manden, der går foran dig til døren, har mange dokumenter, så overhal ham for at åbne døren og lad ham passere. Hjælp på kontoret bør altid være den, for hvem det er mere bekvemt og bekvemt, men i officielle forhold er der et klart hierarki, som du skal føle og vedligeholde. Det betyder ikke, at du skal være genert over for dine overordnede eller vise øget opmærksomhed på hvert ord, nej, men du bør give ham eller hende den fornødne respekt.

De accepterede regler for forretningsetikette kan variere betydeligt, ikke kun i forskellige brancher, men også i individuelle virksomheder. Der er dog regler, som både kontoransatte og statsansatte skal følge. Blandt dem er overholdelse af punktlighed, overholdelse af virksomhedens image i tøj, evnen til at holde hemmeligheder og evnen til at forlade personlige problemer uden for arbejdet. Lad os tale om hver af disse regler mere detaljeret.

Behovet for at gøre alt til tiden

Reglerne for forretningsetikette på et kontor, en offentlig myndighed kræver, at du altid kommer på arbejde til tiden, udfører alle opgaver til tiden. Forsinkelser, forsinkelser i arbejde, der skal afleveres nøjagtigt på det lovede tidspunkt, er uacceptable.

Gå aldrig glip af et forretningsmøde, kom tidligt til dem for ikke at bringe virksomhedens omdømme i fare, ikke kun dit eget. Hvis du skal komme for sent, så advar om det på forhånd, myndighederne skal være opmærksomme på, hvor du er. Husk, at overholdelse af nøjagtighed, punktlighed i alle forhold er uundværlige regler for forretningsetikette for en embedsmand og kontormedarbejder, såvel som en manifestation af respekt for andre, naturligt for enhver uddannet person.

Sådan klæder man sig ordentligt på til kontoret eller offentlige tjenester

Almindelig business dresscode skal følges.

• En medarbejders udseende skal være i overensstemmelse med virksomhedens image, skabe et behageligt indtryk, og når du arbejder i en statslig institution, er dette endnu vigtigere.
• Kvinder er forpligtet til at bære nederdele og kjoler, der ikke er længere end knæet, skræddersyede buksedragter er tilladt. Det er uacceptabelt at bære tøj i lyse, prangende farver med pailletter, rhinsten og stramt tøj til at arbejde på kontoret.
• Mænd bør holde sig til forretningstøj, bære jakkesæt, bukser, skjorter med eller uden slips. Jeans og trøjer udelukkes bedst fra arbejdsgarderoben.
• Du kan have på på arbejdebeskedne smykker, der matcher outfittet, samt andre detaljer i kostumet.

Privatlivspolitik

Du skal være i stand til at holde på virksomhedens hemmeligheder, enhver transaktion, uden at udvide dette emne hverken med kolleger eller med dine kære. Læs ikke breve, der er beregnet til andre personer, send alle beskeder personligt, uden mellemled og uautoriserede personer. Hvis du skal sende en fax, skal du ringe til adressaten på forhånd, så han er i nærheden og personligt kan modtage dokumentet eller brevet. Bland ikke dit personlige liv med arbejde, tal ikke om problemer i livet, søg trøst eller bed om hjælp fra kolleger. På kontoret er det vigtigt at bevare roen og det gode humør, uanset det dårlige humør. Disse regler for forretningsetikette for en embedsmand og kontoransatte skal følges nøje.

Du og din chef

Reglerne for forretningsetikette for underordnede indebærer en fjern, ikke-kendt appel til en leder. Selvom chefen (chefen) er en pige eller en ung mand, der kun er lidt ældre end dig, er det værd at sige "dig". Hvis du er på lederens kontor, og en forretningspartner eller en anden chef kommer ind, uanset om du bliver eller går, skal han beslutte, om han beder dig om at gå, der er ingen grund til at føle sig tilsidesat. Hvis din chef nogensinde fornærmer dig foran fremmede, skal du ikke svare i naturalier. Hvis du er ked af det, så lad være med at springe ud af kontoret, prøv at gå roligt ud og finde et afsides sted, hvor du kan falde til ro. IkkeDiskuter hvad der skete med kollegerne. Du kan ordne tingene med lederen i frikvarteret, roligt lytte til hans ønsker og give udtryk for dine klager. Jo højere chefen er, jo sværere er din rolle, og i nogle situationer er det vigtigt at huske reglerne for forretningsetikette. Hvis en særligt respekteret person skal eskorteres ned ad gangen på en institution, skal du åbne dørene for at lukke den vigtige gæst igennem, og så flytte dig ved siden af ham, kun h alter et kvart skridt bagud. Hvis korridoren deler sig, bliver du nødt til at angive retningen med en yndefuld gestus. Hvis korridoren snor sig, kan du sige "Lad mig gå med dig" og derefter frimodigt gå videre.

Et par ord om dårlige manerer

Der er normer og regler for forretningsetikette, som er utvetydige for alle medarbejdere: læs ikke andres breve, tal med tilbageholdenhed og høflighed, vær venlig over for kolleger og hold afstand til overordnede. Men nogle gange på arbejdet er der en undtagelse fra disse regler, for eksempel når du skal finde et dokument på skrivebordet hos en anden medarbejder, der ikke er der. Generel adfærd i tjenesten og på kontoret bør være værdig, med upåklagelig manerer. Du skal hele tiden overvåge din adfærd, hvordan du går, kommunikerer, sidder. Husk, at det er uanstændigt at røre ved næse, ører, hår eller andre dele af kroppen offentligt.

Hvad bør aldrig gøres på arbejdspladsen:

• Tyg, vælg dine tænder.
• Gnave på kuglepenne, blyanter, papirer eller negle.
• Korrekt makeup, manicure, male læber på arbejdspladsen - det er de grundlæggende reglerforretningsetikette for en sekretær.
• Gab uden at dække munden.
• Læg fødderne på bordet, kryds benene

Påkrævet dagligt:

• Hold rent tøj, hår, krop, brug deodorant, men ikke parfume.
• Bær et pænt lommetørklæde.
• Pas på din tandsundhed.

Disse regler og ønsker er uundværlige normer for etikette, de giver dig mulighed for ikke kun at blive en god, værdifuld medarbejder, men også en behagelig person, som du ønsker at handle med. Udseende er den bedste måde at vise respekt for andre mennesker på.

Regler for god opførsel i omgangen med kolleger

Når du først begynder at arbejde på kontoret og lærer dine kollegaer at kende, begynder du at opbygge relationer, der vil bestemme klimaet i teamet og resultaterne af fælles arbejde. Hvordan skal man opføre sig for at vinde dem? Vær venlig med alle, men prøv ikke at komme tæt på én person med det samme, giv dig selv lidt tid til at lære folk bedre at kende. Spørg gerne medarbejderne om jobbet, men lad være med at tage personlige samtaler med dem i starten. Bare rolig, hvis du ikke nåede at komme med på holdet fra første dag, det er der ikke noget g alt med. Tak altid kollegerne for deres hjælp, og husk ikke at gå ud over reglerne for forretningskommunikationsetikette.

For eksempel:

• irritér ikke dine kolleger med dine samtaler og bland dig ikke i andres samtaler;
• sladder ikke og lyt ikke til sladder, aflyt ikke andrestelefonopkald;
• diskuter ikke problemer med sundhed og kropsfunktion med kolleger;
• forsøg ikke at udtrykke eller påtvinge din personlige mening ved nogen lejlighed;
• skæld ikke ud på nogen i nærværelse af fremmede, selvom du har ret tre gange, pludselig tabte besindelsen - undskyld straks;
• foregiv ikke at have mere travlt end andre, nogle gange kan du høfligt bede dine kollegaer om ikke at larme, men gør det høfligt og uden at ringe;
• vær ikke egoistisk, prøv i din officielle iver ikke at skade dine kollegaer for at opnå en fordel eller en fordel hos dine overordnede.

Og hovedreglen for forretningsetikette, både for en kontormedarbejder og en offentlig ansat, er: du skal være høflig, taktfuld, høflig og tolerant i omgangen med kolleger og ledelse, aldrig tale om dine følelser.”

Telefonetikette for sekretær

Første indtryk af en virksomhed er ofte lavet over telefonen, og et dårligt førstehåndsindtryk er svært at slippe af med. Meget ofte, når du ringer til en virksomhed på forretningsrejse, kan du støde på et svar, der ikke har noget at gøre med forretningsetikette eller simple høflighedsregler. Nogle medarbejdere svarer på kontortelefonen, som om de gør en tjeneste, andre anser det ikke for nødvendigt at navngive virksomheden eller afdelingen. Og alle ved, hvor behageligt det er at tale i telefon bagefter med velopdragne mennesker, der svarer hurtigt, venligt og udtrykker deres vilje til at hjælpe.

Telefonopkald besvares norm alt af sekretæren, men ikke kun han, men alle medarbejdere bør kende de grundlæggende regler for forretningskommunikationsetikette, som er vigtige at følge, når de kommunikerer i telefonen.

• Få ikke folk til at vente på svar, tag telefonen med det samme og svar. Hvis du ikke kan tale, så bed om at ringe tilbage, lad ikke den, der ringer, vente. Og at tilslutte musik til ledningen for at udfylde et hul betragtes som dårlig manerer.
• Umiddelbart efter du har taget telefonen, skal du sige hej, navngive din virksomhed og præsentere dig selv. Hvis du arbejder i en stor institution, skal du navngive en specifik afdeling for at hjælpe den, der ringer, finde vej.
• Når telefonen bliver bedt om en anden, skal du acceptere en besked til vedkommende eller tilbyde at ringe tilbage senere.
• Under en samtale, hold dig selv i kontrol og opfør dig korrekt, selv med de mest langsomme kunder. Hvis personen er på kanten, så hjælp dem med at falde til ro, men som svar på fornærmelsen skal du bare lægge på.
• Se din tale og vælg dine ord, husk at jargon i forretningskommunikation er fuldstændig upassende. Sig aldrig "ja" eller "okay", bare "ja", "okay" eller "selvfølgelig".
• Hold telefonen i dine hænder, ikke mellem din skulder og hage, tal tydeligt og direkte ind i mikrofonen, ikke forbi. Og tal aldrig med fuld mund.
• Når du ringer, skal du sige hej og straks identificere dig selv og det firma, du repræsenterer. Vær høflig, kort og præcis.

Forretningsetikette i håndteringen af besøgende

Statsansatte og kontoransattemedarbejdere modtager ofte kunder på deres kontor. Gode manerer er ekstremt vigtige her, folk kan lide at handle med nogen, der viser dem respekt. Etikettereglerne for forretningskommunikation og adfærd skal overholdes i alt: både i at møde den besøgende ved døren, hjælpe ham med at klæde sig af og ikke lade ham vente. Hvis du stadig skal vente, skal du sørge for at undskylde, selvom fejlen for denne forsinkelse ikke er din, så byd ham te eller kaffe. Hils folk med et venligt smil, prøv at skabe uformelle kontakter, men sladr aldrig om noget. Hold afstand i samtalen, men vær korrekt, høflig og tålmodig. Eskorter besøgende til kontordøren, som om de var dine gæster.

God tone i forretningsbreve

Reglerne for forretningskorrespondanceetikette påvirker både udseendet og indholdet, selve brevets indhold. Før du skriver, skal du udarbejde en plan, der hjælper dig med at præcisere og tydeligt angive essensen af sagen. Samtidig er det vigtigt at tage højde for flere ufravigelige regler for udførelse af erhvervskorrespondance.

1. Brevet skal være skrevet korrekt med hensyn til stil, stavning og tegnsætning.
2. Officielle beskeder udskrives norm alt, dette er et tegn på respekt for modtageren.
3. I henhold til reglerne for god opførsel bør ingen af brevene, med undtagelse af tak, ikke forblive ubesvarede.
4. Brevet skal være pænt formateret, det er sædvanligt kun at skrive forretningsbreve på hvidt A-4 papir.
5. Dater altid dine breve nederst til venstre og efterlad en personlig underskrift, efternavn oginitialer.
6. Når du adresserer, er det sædvanligt at bruge ordet "kære(r)", og når du bruger det personlige stedord "Du", skal du skrive det med stort.

Afslutningsvis

Perfektion opnås gennem flid og gentagelse. Stræb efter ekspertise i alt, proklamér reglerne for forretningsetikette - i måden at holde på, i måden at tale og bevæge sig på, men stop ikke kun ved den ydre manifestation af gode manerer, ret manglerne i din egen karakter, vær opmærksom til kolleger, lær udholdenhed og tålmodighed, behandle dig selv og behandle andre mennesker med samme respekt. Hvis du arbejder flittigt, vil du snart bemærke resultater, der vil forvandle dit liv.