Hver virksomhed bør aktivt bruge et sådant styringsværktøj som indtægts- og udgiftsbudgettering (herefter benævnt BDR). Hvad er det? Lad os prøve at forstå denne artikel.
Grundlæggende definitioner
Hver forretningsenhed har sit eget BDR-system, afhængigt af valget af finansiel planlægningsstrategi samt af de opstillede mål. Når man definerer BDR, hvad det er og hvad dets formål er, er det derfor nødvendigt at forstå det faktum, at som en ledelsesteknologi i enhver virksomhed er det rettet mod at nå sine egne mål og bruge sine egne midler og værktøjer.
Budgetter udarbejdes både for virksomheden som helhed og for dens individuelle divisioner. Budgettering af indtægter og udgifter er en arbejdsplan, koordineret på tværs af alle strukturelle enheder, som kombinerer individuelle budgetter og er kendetegnet ved et informationsflow til at træffe ledelsesmæssige beslutninger inden for økonomiplanlægning. I dette budget betragtes det planlagte overskud og pengestrømme i samlede termer. Således besvarer spørgsmålet om BDR -hvad det er, kan det argumenteres for, at dette er resultatet af mange diskussioner, såvel som at træffe beslutninger i fremtiden om virksomhedens skæbne, hvilket bidrager til dens effektive operationelle og økonomiske styring.
Beregninger, der udføres under dannelsen af budgettet, giver rettidigt og fuldt ud mulighed for at bestemme mængden af penge, der er nødvendig for at gennemføre de trufne beslutninger. I dette tilfælde taler vi om dannelsen af kilder til modtagelse af disse midler (f.eks. lånte eller egne).
Evaluering af effektiviteten af BDR
Hvilken slags koncept dette er, og hvordan det kan vurderes, kan kun bedømmes allerede i den panorerede periode. Så effekten af budgetudvikling afhænger af, hvor meget fleksibiliteten af en virksomhedsenhed manifesterer sig på grund af forudseenheden af resultaterne af ledelseshandlinger. Økonomisk planlægning og budgettering giver mulighed for definition af grundlæggende indstillinger for hvert enkelt område af enhedens aktiviteter, samt beregning af forskellige muligheder med udarbejdelse af svar på sandsynlige ændringer i det interne og eksterne miljø.
Budgetfunktioner
Disse funktioner afhænger af fasen af BDR-dannelsen og dens implementering. Helt i begyndelsen af rapporteringsperioden er dette finansdokument en plan for salg, udgifter og andre økonomiske transaktioner i det kommende år. Ved udgangen af rapporteringsperioden spiller han allerede rollen som taksator (måler), ved hjælp af hvilken det bliver muligt at sammenligne faktiske og planlagte indikatorer for at foretage justeringer af virksomhedens efterfølgende aktiviteter.
Funktionerne af BDDS og BDR ligner hinanden og kan repræsenteres af følgende liste:
- analytisk (korrektion af strategi, nytænkning af ideer, opstilling af nye mål og analyse af alternativer);
- finansiel planlægning;
- finansielt regnskab (det er nødvendigt at overveje og tage højde for de handlinger, der allerede er truffet i den foregående periode for at træffe de rigtige beslutninger i fremtiden);
- finansiel kontrol (sammenligning af opgaver og opnåede resultater, identifikation af svagheder og styrker);
- motiverende (forståelse af den dannede plan, straf i tilfælde af manglende implementering og opmuntring ved opfyldelse og overopfyldelse af den);
- koordination;
- kommunikation (koordinering af planlagte indikatorer for virksomhedens strukturelle opdelinger, finde kompromiser og tildele ansvarlige eksekutører til et eller andet punkt i planen).
Sammenligning af BDDS og BDR
BDR (indtægts- og udgiftsbudget) samt BDDS (pengestrømsbudget) er de vigtigste finansielle dokumenter, der for eksempel skal fremvises til et pengeinstitut, når der optages et lån. Der er dog en forskel mellem de to:
- BDDS er på kontantbasis, BDR er på periodiseringsbasis;
- BDR er nettooverskudsplanlægning, og brug af BDDS-pengestrømme er planlagt;
- BDR afspejler digit alt materiale uden sådanne indirekte skatter som moms og punktafgifter, og i BDDS er alle indikatorer angivet under hensyntagen til disseskatter;
- disse to dokumenter har forskelle i struktur: BDR har artikler om afskrivning og opskrivning, og BDS indeholder artikler om modtagelse og tilbagebetaling af lånte midler;
- og, selvfølgelig, uoverensstemmelser i formålet med disse dokumenter: BDR bruges til at beregne de planlagte omkostninger, rentabilitet, omsætning og fortjeneste, og BDDS'en er nødvendig for at spore pengestrømme gennem kasse- og afregningskonti af virksomheden.
De vigtigste stadier af budgettering i en virksomhed
Den første fase er at danne en finansiel struktur og har til formål at udvikle en model for en sådan struktur, der ville gøre det muligt at etablere ansvar for selve budgettets gennemførelse samt kontrol over indtægtskilderne og udgifter.
Den anden fase involverer dannelsen af budgetstrukturen og er defineret som en generel ordning af det konsoliderede budget for en virksomhedsenhed. På dette stadium fortjener udgiftsposterne i virksomhedens budget særlig opmærksomhed.
Baseret på resultaterne af implementeringen af tredje fase, er virksomhedens regnskabs- og finanspolitik ved at blive dannet. Med andre ord er der ved at blive oprettet et sæt regler for regnskabs-, drifts- og produktionsregnskab under hensyntagen til de begrænsninger, der er vedtaget ved udarbejdelsen af budgettet og overvågning af dets gennemførelse.
Fjerde fase er relateret til udviklingen af ordren og procedurerne for overvågning, planlægning og analyse i tilfælde af hændelse - årsagerne til dens fiasko.
Og endelig er den femte fase allerede forbundet med den direkte implementering af budgetsystemet. Det omfatter arbejde, hvis gennemførelse er relateret til udarbejdelse af finansielle og operationelle budgetter for den kommende periode, gennemførelse af en passende analyse, hvis resultater ofte kan føre til nogle justeringer af budgetterne. Som et resultat heraf bør virksomhedens indtægter og udgifter dannes i det nødvendige beløb.
Tre tilgange til budgetteringsprocessen
I moderne litteratur er der tre tilgange, hvormed BDR-artikler dannes:
- bottom-up;
- "fra top til bund";
- kombineret.
Den første tilgang bruges på store virksomheder, hvor lederne af strukturelle afdelinger udarbejder budgetter for afdelinger eller sektioner, som derefter reduceres til budgettet for værkstedet eller fabrikken som helhed. En forudsætning for organiseringen af budgettering er mellemledernes koordinering af indikatorer med virksomhedens øverste ledelse.
Den anden tilgang BBB-eksempel viser, at budgetteringsprocessen udføres af topledelsen, og involveringen af lavere ledere er minimal.
Den tredje tilgang er den mest afbalancerede og undgår de negative virkninger af de to tidligere tilgange.
Dyderne ved budgettering
Som ethvert økonomisk fænomen har budgettering både positive og negative sider. Fordelene omfatter:
- fremmer motivation og en positiv indstillinghold;
- koordinerer holdets arbejde som helhed;
- takket være regelmæssig analyse giver dig mulighed for at justere budgettet i tide;
- er et værktøj til at sammenligne planlagte og faktiske resultater.
Fejl ved budgettering
Blandt de vigtigste mangler skal følgende fremhæves:
- uoverensstemmelser i opfattelsen af budgetter hos forskellige mennesker;
- høje omkostninger og kompleksitet af budgetteringsprocessen;
- manglende budgetmotivation, hvis det ikke kommunikeres til alle medarbejdere.
