For at udføre de stillede opgaver og opnå succes, skal hver leder evaluere sin organisation fra alle parters synspunkt, og vigtigst af alt, ikke vende det blinde øje til problemområder og være opmærksom på dem. Men før du begynder at håndtere problemer, skal du identificere dem, forstå deres årsag og foreslå, hvad konsekvenserne kan være.
Der er mange metoder og metoder i ledelsen til dette, men den mest populære og efterspurgte er SWOT-analysemetoden. Det handler om ham, der vil blive diskuteret i denne artikel. Og også nedenfor kan du finde ud af, hvad en SWOT-analyse af en virksomheds aktiviteter er, hvad dens styrker og svagheder er, og et godt eksempel på denne revisionsmetode vil blive præsenteret.
Hvad er en SWOT-analyse?
SWOT-analyse er udviklingen af den berømte professor Kenneth Andrews, som omhyggeligt studerede spørgsmålet om at inkludere eksterne faktorer i analysen af organisationens præstationer. Dette vigtige punkt gjorde det muligt at analysere virksomhedernes arbejde meget mere præcist og visuelt bestemme årsagerne og konsekvenserne af alle fænomener, der opstår i deres interne miljø. Præcis sådan heranalyse giver mulighed for at vælge de vigtigste faktorer og retninger, der vil føre organisationen til succes.
Hvis du analyserer navnet, så er SWOT-analyse en forkortelse, der består af følgende ord:
- S er virksomhedens styrke (Strength);
- W er virksomhedens svaghed (Svaghed);
- O er Opportunities;
- T er de problemer (trusler), som virksomheden står over for (trusler eller problemer).
Disse fire komponenter kan kaldes de grundlæggende principper for at opbygge den rigtige virksomhed. Det er vigtigt at bemærke, at SWOT-analyse er en god afspejling af alle de grundlæggende organisatoriske problemstillinger, hvis bevidsthed er med til at opbygge de rigtige og nødvendige opgaver og mål for virksomheden.
Analysemål
Formålet med at gennemføre en SWOT-analyse er en detaljeret undersøgelse af de processer, der foregår i virksomheden, samt ydre omstændigheder, trusler og andre fænomener, der påvirker en bestemt virksomhed. Hvis en virksomhed ikke har så strategisk vigtig information, så kan den kaldes "blind", og alle dens forsøg på at få succes vil være meningsløse og urimelige.
Fordelene ved en sådan præstationsanmeldelse kan næppe overvurderes. Undersøgelser viser, at det er særligt nyttigt at gennemføre en undersøgelse af virksomhedens aktiviteter ved hjælp af SWOT-metoden til at udføre konkurrencedygtig "efterretninger" og bestemme virksomhedens plads på markedet for levering af varer eller tjenesteydelser.
Faktorer i SWOT-analyse
Strategisk analyse af en virksomheds eller organisations aktiviteterskal nødvendigvis omfatte undersøgelse af følgende faktorer:
- organisatorisk;
- teknisk;
- personale;
- finansiel;
- marketing.
Når disse faktorer tages i betragtning, er lederen eller den daglige leder af virksomheden i stand til at bestemme den bedste form for ejerskab af organisationen, bruge sine egne ressourcer og produktionsaktiver i sit arbejde eller arbejde med involvering af andre firmaer. Og også SWOT-analysen af virksomheden giver dig mulighed for at opbygge den nødvendige personalepolitik og metoder, metoder og principper til at positionere virksomheden på niveau med det eksterne miljø.
Ud over interne faktorer er det bydende nødvendigt at tage højde for egenskaberne ved det ydre omgivende socio-økonomiske miljø, da f.eks. den kulturelle, demografiske, politiske situation kan spille en nøglerolle i opbygningen af den efterfølgende virksomhed koncepter.
Analysetyper
Der er følgende typer SWOT-analyser af en virksomhed:
- Ekspresanalyse. Denne type involverer at identificere virksomhedens styrker, som er nøglen til at konfrontere eksterne trusler mod virksomheden. Derudover giver en sådan analyse dig mulighed for at identificere måder at bruge forskellige muligheder i det eksterne miljø og forstå, hvilke ressourcer der skal tiltrækkes for at opnå succes. Fordelen ved denne SWOT-analysemetode ligger i klarheden og brugervenligheden af de opnåede data i videre praksis.
- Oversigtsanalyse. Denne type involverer undersøgelsen af de vigtigste indikatorer (organisatoriske, økonomiske,personale, teknologisk), som bestemmer virksomhedens aktiviteter på et bestemt tidspunkt. Og også takket være den konsoliderede analyse er det muligt at formulere en klar plan for den videre udvikling. Fordelene ved denne type virksomhedsresultatforskning ligger i en omfattende vurdering af virksomhedens hovedfaktorer og at vælge en passende udviklingsstrategi og identificere en række aktiviteter, der vil være orienteret mod at nå strategiske mål.
- Blandet analyse. Denne type giver mulighed for sammenlægning af de to foregående typer analyser (ekspres og resumé). Med denne tilgang er det muligt at studere i detaljer både de styrker, der dukkede op under SWOT-analysen og alle hovedfaktorerne, og derefter opnå præcise data om virksomhedens tilstand og skitsere en plan for at nå strategiske mål.
Det er værd at bemærke, at ekspresanalyse oftest bruges af ledere, når de udfører en revision.
Organisationens styrker og svagheder
SWOT-analyse er blot en teknik til at indsamle data om fordele og ulemper ved en bestemt virksomhed, men kun de personer, der har udført indsamlingen af information og professionelle ledere, kan bestemme, hvordan de skal bruge den modtagne information.
Glem ikke, at styrkerne og svaghederne ved organisationen identificeret i SWOT-analysen er et sæt data, der eksisterer på tidspunktet for undersøgelsen. Derfor er det yderst vigtigt at træffe foranst altninger for at forbedre virksomhedens aktiviteter uden forsinkelse.
Hvis vi taler specifikt om virksomhedens svagheder og demmuligheder, der forv altes af ledelsen, skal det forstås, at de data, der identificeres under undersøgelsen, har stor indflydelse på virksomhedens fremtidige aktiviteter. Det er dog meget vigtigt at træffe de rigtige beslutninger og tage udgangspunkt i opdateret information og forsøge at organisere virksomhedens arbejde på en sådan måde, at det svarer til virkeligheden og er sammenligneligt med det eksterne miljø.
Så, for eksempel, i løbet af en SWOT-analyse af en organisation, blev det konstateret, at den driver sin forretning med levering af underholdningstjenester, er placeret på statens område, hvor antallet af opløsningsmidler befolkning stiger markant. I dette tilfælde giver det mening for organisationens ledelse at investere økonomiske ressourcer i dens udvikling for at øge dem yderligere.
Formulering af mål baseret på analyse
Baseret på konklusionerne af SWOT-analysen af virksomheden, er det nødvendigt at formulere en række opgaver og mål og vise dem i en plan (køreplan). Det skal huskes, at disse mål er det udviklingsniveau, som organisationen stræber efter i dag, og vejen til at nå det begynder med det vigtigste - bevidsthed om den aktuelle situation.
Brug af indsigt fra analyse
Som tidligere nævnt er formålet med en sådan analyse at udvikle de rigtige strategiske mål, så virksomheden kan opnå succes. Efter at have modtaget vigtig information, er det nødvendigt at begynde at udvikle en strategi og udarbejde en plan for dens implementering.
Skal være nødt tilvirksomhedens styrker bør tages i betragtning - dette vil hjælpe med at fokusere på kvaliteten og kvantiteten af de leverede ydelser eller produktionen af varer. At tage højde for svagheder er en mulighed for at identificere de øjeblikke, der hindrer virksomhedens bevægelse til succes, men den bevidste benægtelse af dette øjeblik kan rejse tvivl om alle efterfølgende aktiviteter.
Fordele og ulemper ved analyse
Enhver metode til at undersøge en virksomheds aktiviteter har styrker og svagheder. SWOT-analyse er en meget alsidig type virksomhedsvurdering, der har følgende fordele:
- hjælper med at identificere problemer i virksomheden og potentielle muligheder for forbedringer;
- let at analysere og bruge data effektivt;
- evnen til klart at identificere forholdet mellem virksomhedens evner og nye udfordringer;
- denne analyse behøver ikke at indsamle omfattende data, det er kun vigtigt at tage højde for de vigtigste produktionsfaktorer;
- mulighed for at definere klare perspektiver for yderligere udvikling af virksomheden;
- analyse giver et klart billede af en virksomheds rentabilitet;
- en mulighed for at identificere virksomhedens konkurrencefordele og styrke dem;
- evne til at identificere yderligere ressourcer og interne potentiale i virksomheden;
- analyse giver dig mulighed for at forhindre og identificere eksisterende problemer (trusler) og eliminere dem i tide;
- analyse gør det muligt objektivt at vurdere situationen i det eksterne miljø og tilpasse virksomhedens handlinger til dem;
- når der dannes en handlingsplan forPå baggrund af analysen kan du lave et logisk diagram, hvor informationen og samspillet mellem virksomhedens styrker og svagheder vil være korrekt formuleret.
På trods af de mange fordele er det dog vigtigt ikke at glemme følgende ulemper ved SWOT-analyse, nemlig:
- mangel på tidsmæssig dynamik (analysen advarer ikke om fremkomsten af nye trusler og forskellige faktorer);
- manglende kvantitative indikatorer i analysen, hvorfor den ikke kan kaldes informativ nok.
Baseret på dette kan vi konkludere, at SWOT-analyse er passende, når det er nødvendigt hurtigt at skabe et objektivt billede af virkeligheden for at sætte eller justere mål og målsætninger. Og også denne forskning finder sted, når virksomheden implementerer en strategisk plan, bevæger sig mod bestemte mål, og det er sådan en analyse, der hurtigt kan afsløre, hvor effektiv implementeringen af det fastsatte program er.
Hvordan analyseres?
Før du studerer et eksempel på en SWOT-analyse, er det vigtigt at læse instruktionerne til kompilering af den. Traditionelt kan processen med at udføre analytiske aktiviteter i henhold til SWOT-metoden opdeles i fem hovedstadier, hvor information indsamles og indtastes i en standardiseret rapporteringsform (balanced scorecard).
Det første skridt er at forberede sig til analysen. Det er nødvendigt at analysere de aktuelle forhold på markedet for at finde ud af, om produktets eller den leverede tjenestes egenskaber svarer til efterspørgslen i dag. Det er især vigtigt at være opmærksomforbrugernes mening om virksomheden af dets derivater. Dernæst skal du udføre en konkurrenceanalyse, finde ud af, hvor godt de vigtigste konkurrenter klarer sig. På dette tidspunkt er det vigtigt at huske, at det er særligt nemt at identificere en organisations styrker og svagheder sammenlignet med konkurrerende virksomheder.
Dernæst er det vigtigt klart at definere interne faktorer, der potentielt kan påvirke konkurrenceevnen, det kan være personalets professionalisme, udstyrets tilstand, mangel på ressourcer osv. Det er på denne måde et klart billede vil blive dannet, hvor de vil blive set, klar om virksomheden i øjeblikket kæmper for forbrugerne, og hvad ledelsen bør være særlig opmærksom på at fjerne mangler. Og også på dette stadium studeres indikatorer som produktegenskaber, dets anerkendelse på markedet, forbrugerloyalitet, pris, sortiment, teknologisk udstyr og tilgængelighed af patenter, distribution samt produktpositionering og igangværende reklamekampagner.
Den anden fase involverer undersøgelse af miljøfaktorer og mulige trusler. På dette stadium af analysen kan du få sådan information om mulighederne for at udvide virksomheden og erobre en ny målgruppe af forbrugere, øge sortimentet, udvikle nye teknologier, der kan reducere produktionsomkostningerne. Når man vurderer potentielle trusler, er det vigtigt at tage højde for sådanne faktorer som muligheden for at ændre forbrugernes livsstil (stigning eller fald i lønninger, kulturelle ændringer i en gruppe menneskers sind osv.), som kan føre til produkt opgivelse, fremkomsten af nyekonkurrenter, recession, demografiske ændringer.
Den tredje fase er dannelsen af en tabel ud fra den modtagne information. Som nævnt tidligere skal alle oplysninger indtastes i en samlet indberetningsformular, som kaldes et balanced scorecard eller et balanced scorecard. I tilfælde af en SWOT-analyse er dette en tabel, der består af fire felter, hvor hver af dem besvarer spørgsmål om styrker (S), svagheder (W), muligheder (O) og trusler (T).
Fjerde fase involverer dannelsen af en rapport. Til at begynde med males virksomhedens styrker, som er en konkurrencefordel. Det følgende beskriver, hvordan virksomheden udvikler sig på grund af disse styrker. Derefter udarbejdes forslag til at omdanne virksomhedens svagheder til styrker. Det samme gør man med trusler – der findes veje fra omformatering til nye muligheder. Det sker, at der simpelthen ikke er nogen logiske måder at omdanne negative øjeblikke til positive. I dette tilfælde er det nødvendigt at forberede et program for at minimere tab som følge af truslernes påvirkning.
Når formularerne er udfyldt, er det nødvendigt at fortsætte med at udarbejde konklusioner. Følgende metoder kan bruges her:
- Hurtig metode. I dette tilfælde er alle sekundære spørgsmål udelukket, og der er en koncentration om hovedmålene. I dette tilfælde er ekstra elementer udelukket fra formularerne.
- Matrix-metode. I dette tilfælde dannes visse strategier til løsning af opgaverne, nemlig handlingerne S-O, W-O,S-T, W-T. S-O aktiviteter er aktiviteter, der udnytter virksomhedens styrker og muligheder. W-O-handlinger er programmer, der hjælper med at overvinde svagheder og drage fuld fordel af tilgængelige muligheder. S-T handlinger er aktiviteter, der involverer matchning af mulige trusler med eksisterende styrker, som, hvis der opstår problemer, vil hjælpe virksomheden med at undgå store tab. W-T-handlinger er aktiviteter, der involverer at overvinde en virksomheds svagheder ved betinget at udsætte dem for potentielle trusler.
På den femte fase af rapportgenereringen forberedes dens præsentation. Her bør sådanne pointer, en introduktion, en kort argumentation af den konstruerede matrix og en afkodning af de indhentede data, konklusioner, forslag, være klart formuleret, og der bør udarbejdes en handlingsplan for virksomheden for at nå målene.
Analyseeksempel
I dette eksempel på en SWOT-analyse er nøglespørgsmålene til opbygning af en matrix skrevet. Og så:
- Styrker ved virksomheden (S): virksomheden og dens produkt er kendt af forbrugeren, graden af loyalitet er på det rette niveau, prisen svarer til solvensen hos målgruppen, sortimentet er mangfoldigt, mærkevarebutikker er placeret inden for gåafstand for målgruppen af købere.
- Svagheder ved virksomheden (W): i fremstillingen er procentdelen af defekte produkter steget markant, personaleomsætningen er dukket op, virksomheden bruger forældet produktionsteknologiprodukter.
- Opportunities (O): salg af varer gennem mobile applikationer og onlinebutikker, øget sortiment, køb af nye maskiner og udstyr, mulighed for at udvikle nye systemer til at opmuntre, motivere og stimulere medarbejderne.
- Trusler (T): stigning i antallet af konkurrerende butikker, ændringer i skattelovgivningen.
Med sådanne data kan ledelsen således danne en klar handlingsplan og træffe de beslutninger, der vil hjælpe med at undgå økonomiske tab.
