Workflowet forstås som de regler, efter hvilke signerede løsninger fremmes inden for en virksomhed eller institution fra det øjeblik, de modtages til arkivlagring. Grundlaget for dette koncept er modtagelsen af et dokument, dets behandling, overførsel til de udøvende organer, organisatoriske foranst altninger til udførelse, certificering, udførelse, opbevaring.
Dette er en proces, der tager højde for forekomsterne af dokumentets bevægelse sammen med hastigheden af dets bevægelse gennem disse forekomster. Dokumentflow er en proces, der skal korreleres med det administrative apparats informationsaktiviteter, med dokumentering af hver enkelt beslutning, lagring af nyligt modtagne dokumenter.
Et stort antal mangler i mange administrative apparaters aktiviteter er netop forbundet med den dårlige organisering af bevægelsen af dokumenter. For eksempel bør processen med udsendelse af et ledelsesbeslutningsdokument omfatte tre obligatoriske komponenter:
- informationsstøtte til den beslutning, der træffes (dette omfatter pålidelige oplysninger,bekræfter rigtigheden af beslutningen);
- dokumentation af selve beslutningen (regulativdokument);
- kontrol over implementering (som omfatter tilrettelæggelsen af det foreslåede arbejde, metoder til at udføre opgaven, overholdelse af betingelser og deadlines).
Som det kan ses af ovenstående eksempel, er arbejdsgangen den indsamling af oplysninger, på grundlag af hvilken en administrativ afgørelse vil blive udstedt; udarbejdelse af selve beslutningen, herunder redigering, koordinering, udarbejdelse frem til godkendelse. Alle ovenstående stadier kræver bevægelse af dokumentet ikke kun mellem strukturelle afdelinger af virksomheden, men også mellem kunstnere, fra teknikere, specialister til ledere. Konklusionen fra dette eksempel er som følger: Jo højere dokumentets bevægelseshastighed er, jo højere kvaliteten af dets udførelse på hvert enkelt trin, jo bedre er processen med at lede virksomheden som helhed.
Udtrykket selv dukkede op i litteraturen allerede i 1920'erne. Så troede man, at arbejdsgangen er organiseringen af arbejdet rettet mod den rationelle opbygning af statsapparatet som helhed, fordelingen af ansvar mellem forskellige udøvere og tjenester. I 1931 gjorde Institut for Ledelsesteknologi det første forsøg på at regulere de ensartede principper for kontorarbejdets organisering. Reglerne var fastsat, hvorefter accept og levering af dokumenter, reglerne for udførelse og regulering af underskrift skulle udføres. De følgende stadier af økonomisk udvikling modtog lovgivningsmæssig regulering af et sådant koncept somkontorarbejde, hvor hovedvægten var på individuelle tekniske operationer. Dokumenthåndteringsprogrammet blev ikke nævnt i disse retsakter, selv om det i virkeligheden hele drejede sig om at organisere bevægelsen af dokumenter. Fra 1974 blev hoveddokumentet underskrevet, der regulerer hele processen med dokumenthåndtering, som stadig er i kraft.
Dette stykke lovgivning kaldes "Unified State Records Management System" (USSD), hvis paragraffer er viet til organiseringen af bevægelsen af dokumenter, teknologiske metoder til deres behandling og anvendelsesregler. Denne samling formulerer den grundlæggende regel: "Dokumentflow er den operationelle bevægelse af et dokument langs den korteste vej, inklusive minimumstid og arbejdsomkostninger." Kun ved at anvende den godkendte regel i praksis kan man regne med at forbedre livet for landets befolkning, væksten i statens økonomi.
For at nå disse mål er der brug for smarte, disciplinerede og ansvarlige ledere, for hvem indførelsen af en arbejdsgang baseret på USSD vil være et spørgsmål om ære og samvittighed.
