Ordet protokol er på alles læber. Kontormedarbejdere hører det jævnligt under møder, politibetjente bruger det i deres professionelle aktiviteter, og statsoverhoveder og diplomater er tvunget til at overholde de regler, han dikterer. Hvad er en protokol? Det finder vi ud af nedenfor.
Betydning af protokollen
Som mange andre udtryk har dette ord flere betydninger. Det hele afhænger af det aktivitetsområde, hvor det ønskede koncept anvendes. Så lad os se på de mest almindelige situationer, hvor det er sædvanligt at tale om protokollen.
Når det kommer til forretningsmiljøet, er protokollen et dokument, der beskriver den begivenhed, der finder sted (møde, møde, bestyrelse osv.).
Vi har allerede nævnt ovenfor om politiet, som også ofte udarbejder et lignende dokument. I dette tilfælde er det underforstået, at der er tale om en forbrydelse eller lovovertrædelse.
I det internationale format er protokollen et sæt regler, der bør følges under officielle møder mellem regeringsembedsmænd såvel som diplomatiske personer. For eksempel er der en protokol over ledernes møderstater eller besøger præsidenten.
I denne artikel vil vi imidlertid fokusere på konceptet med forretningsprotokoller.
Mødereferat
Forretningsmøder er en integreret del af alle processer i et forretningsmiljø. De kan finde sted officielt under hensyntagen til det aft alte tidspunkt og kun på kontoret. Uformelle forretningsdatoer er også meget populære. I det andet tilfælde kan du undvære protokolbekræftelse af samtalen. Hvis mødet er officielt, skal det være skriftligt i overensstemmelse med alle reglerne.
Referatet føres af sekretæren eller anden person med en sådan bemyndigelse. For at holde trit med strømmen af samtalen, prøv at finde ud af en grov liste over emner, der vil blive diskuteret på mødet. Det ville også være nyttigt at have en stemmeoptager for ikke at gå glip af detaljerne, fordi protokollen er en meget detaljeret beskrivelse af en forretningsbegivenhed.
Navnene på de tilstedeværende og de fraværende skal noteres. For dig selv kan du lave noter om placeringen af alle, der kom til mødet, for at angive forfatterskabet af bestemte ord uden fejl.
I begyndelsen af hvert møde bestemmes rækkefølgen, som spørgsmålene vil blive behandlet i, sørg for at skrive det ned ordret.
Hvis der var en afstemning på mødet, så angiv resultatet (hvor mange mennesker stemte "for", og hvor mange stemte "imod"). I det tilfælde, hvor der var et mindre antal tilstede på mødet, har du mulighed for også at markere navne og efternavne på alle de, der stemte.
Forsink ikkearkivering af protokollen på bagsiden, for i løbet af denne tid kan du glemme detaljerne om mødet.
Referat af forhandlinger
Forhandlinger adskiller sig fra et almindeligt forretningsmøde ved, at de norm alt diskuterer et eller et par spørgsmål, der spiller en stor rolle for begge parter. I dette tilfælde er protokollen en mulighed for at registrere alle nuancerne i samtalen og parternes krav. Spørgsmålet, der overvejes, bliver ikke altid løst umiddelbart efter de første forhandlinger, så direktørerne eller andre medarbejdere har brug for tid og fuldstændig information om mødet.
Forhandlingsprotokollen er udarbejdet efter samme princip som ethvert forretningsdokument.
Det er nødvendigt at angive datoen for den beskrevne begivenhed, dokumentnummeret og den fulde version af titlen. Dette efterfølges af en introduktion, som nødvendigvis angiver listen over de tilstedeværende og de vigtigste emner til diskussion.
I hoveddelen er informationen norm alt opdelt i tre dele: "Lyttet", "Talet", "Besluttet". I den fulde version af protokollen er ordene fra alle talere citeret ordret. I nogle tilfælde udstedes der også et uddrag af protokollen, som kopierer en bestemt del af den.
