Mødets referat: struktur og indhold

2024 Forfatter: Henry Conors | [email protected]. Sidst ændret: 2024-02-12 05:27

Referatet fra mødet er et dokument, der afspejler alle de vigtige beslutninger fra denne begivenhed. Dens ukorrekte udformning, både i betydning og i udførelse, kan medføre, at den bliver bestridt af mødedeltagerne. Derudover er der en potentiel fare for at træffe forkerte ledelsesbeslutninger, hvis referatet fra produktionsmødet indeholder fordrejede oplysninger. Et sæt enkle anbefalinger hjælper dig med at arrangere det korrekt.

Teksten i dette dokument indeholder norm alt to dele: introduktion og hoveddel. Referatet fra mødet (dets første halvdel) indeholder en beskrivelse af begivenhedens vigtigste parametre: positioner, fulde navn. medlemmer, formand og sekretær. Når en af de tilstedeværende har en særlig status (inviteret, ekspert, observatør osv.), noteres dette også i dokumentet. Hvis mødet blev overværet af mange personer, så kan mødeprotokollen indeholde data om dem pået separat ark, som er et uadskilleligt bilag til dokumentet. Det indledende afsnit afsluttes med dagsordenen, som indeholder en liste over emner, der er under behandling. Det er ønskeligt at arrangere dem i rækkefølge efter vigtighed, men der kan være andre faktorer, der påvirker stedet på listen over spørgsmål. For eksempel kan strukturen af dagsordenen afhænge af den logiske sammenhæng mellem en del af dens emner eller ansættelsen af de personer, der deltager i arrangementet. Selve dokumentet er udfærdiget på organisationens brevpapir (dets afdeling), det skal angives, hvornår mødet fandt sted.

Referatet fra mødet i hoveddelen skal stemme overens med den indledende del. Dets punkter bør især gå i samme rækkefølge som i dagsordenen. Algoritmen til at konstruere en tekst, der registrerer information om hvert dagsordenspunkt, er som følger: "lyttet", "t alte", "besluttet". Hovedreglen ved skrivning af denne del af protokollen er, at den ikke skal blive til en slags afskrift.

I særdeleshed beskriver underafsnittet "lyttet", hvem der var hovedtaleren i spørgsmålet, hvad han foreslog i slutningen af sin tale. Ifølge talerne er det også angivet, hvem der sagde, hvad han foreslog. Beslutningen fastlægger den endelige holdning for flertallet af mødedeltagerne. Hvis det blev vedtaget ved afstemning, så er det angivet, hvor mange der var for det, hvor mange der var imod det, samt antallet af undladelser. Afhængigt af vigtigheden af de diskuterede emner, kan det fulde navn være opført. folk, der har indtaget en eller anden stilling.

Mødeprotokollen udfærdiges af sekretæren, selve dokumentet underskrives af bobestyreren og mødelederen. Kilden til information til dens kompilering er håndskrevne udkast, optagelser lavet ved hjælp af en stemmeoptager, transskriptioner. Hvis løsningen af spørgsmål identificeret under mødet kræver bemyndigelse fra en højere embedsmand, der ikke deltog i mødet, kan godkendelse af beslutninger fra denne leder desuden gives. En underskrevet og registreret protokol kan sendes som et enkelt dokument eller som uddrag til embedsmænd, der kun er omfattet af en del af spørgsmålene.